Offboarding er den nye onboardingen

Siste arbeidsdag. Noen har kjøpt kake, ingen vet helt hvem som skal si noe, og PC-en blir levert i resepsjonen. To uker senere sitter kompetansen ingen rakk å overføre hos en konkurrent, sammen med historien om hvordan dere håndterte det.

Bør HR ha praksiser for avslutning av arbeidsforhold?

Så absolutt.

Dette er det siste rommet i ansattreisen og i HR-huset. Det er lett å tenke at det brukes sjeldnere enn de andre. Det brukes hver eneste gang noen slutter, uansett årsak.

Én dør ut, fire ulike situasjoner

Et arbeidsforhold kan avsluttes ved pensjon, nedbemanning, oppsigelse eller avskjed. Det er fire helt ulike situasjoner. Ulike følelser, ulike lovkrav og ulike behov for oppfølging.

En pensjonering er planlagt i årevis og kan feires. En nedbemanning treffer folk som ikke har gjort noe galt, og som ofte skjønner det før dere sier det. En oppsigelse fra arbeidsgiver har formkrav som må være på plass fra første samtale. Avskjed er den strengeste reaksjonen arbeidsmiljøloven gir adgang til, og terskelen er tilsvarende høy.

De fire har likevel én ting felles: hver av dem trenger en plan som sikrer at avslutningen skjer skikkelig. Kjenner HR bare den varianten dere sto i sist, er dere dårlig rustet til den neste.

Merk at ingenting her er juridisk rådgivning. Står dere i en konkret sak om oppsigelse eller avskjed, skal den vurderes for seg, med lovverket i hånden.

Offboarding er employer branding

En god offboarding gir trygghet i en vanskelig situasjon. Dårlig håndtering skaper varig misnøye mot arbeidsgiver, og den misnøyen forsvinner ikke når personen går ut av bygget. Den flytter med til neste arbeidsplass, til bransjenettverket og til kandidatene dere skal rekruttere om to år.

Ansattreisen går i loop. Når én ansatt slutter, starter ofte en ny. Offboarding er på mange måter forløperen til onboarding, og måten dere avslutter ett arbeidsforhold på sier ganske presist hvordan dere kommer til å starte det neste.

Hva planen må sikre

Intensjonen er å gjøre avslutningen korrekt og ryddig, og å gi en god opplevelse. For den som slutter, og for dem som blir igjen. Stegene er forskjellige ved oppnådd pensjonsalder og ved nedbemanning, så HR må kjenne lover og regler for hver enkelt årsak. Uansett årsak bør planen sikre fire ting:

Informasjon. Til den det gjelder først, og deretter til resten av organisasjonen. Rekkefølgen er ikke en detalj. Får kollegene vite det før personen selv, har dere allerede mistet kontrollen på hvordan avslutningen oppleves.

Tid til en ordentlig sluttsamtale. En avtale på ti minutter i siste liten er en formalitet, ikke en sluttsamtale. Godt gjennomført er sluttsamtalen den ærligste tilbakemeldingen dere får om ledelse, arbeidsmiljø og hvorfor folk går. Systematiser den, og bruk svarene som beslutningsgrunnlag når dere skal prioritere HR-tiltak.

Kompetanseoverføring. Før kunnskapen forsvinner ut døren. Dette er det punktet som blir nedprioritert oftest, fordi det haster minst i uke én og mest i uke femten.

Ivaretakelse helt frem til siste arbeidsdag. Ikke bare frem til oppsigelsen er signert. Perioden mellom beskjed og siste dag er ofte den mest sårbare, og den er lengst i de situasjonene som er tyngst.

De som blir igjen

De ansatte som ikke slutter, følger nøye med. De leser hvordan dere behandler en som er på vei ut, og de trekker en konklusjon om hvordan de selv vil bli behandlet den dagen det er deres tur.

Etter en nedbemanning er dette forskjellen på en organisasjon som kommer seg videre og en som bruker et år på å hente seg inn. Det koster lite å gjøre riktig og mye å gjøre feil.

Start her

Ta tre spørsmål inn i neste ledermøte: Har vi en plan for offboarding? Hva skal faktisk skje hos oss på den siste arbeidsdagen? Og bør en som har vært her i fem år gå ut på samme måte som en som har vært her i seks måneder?

Skriv ned svarene, så har dere første utkast til en plan.

Står dere i en nedbemanning eller omorganisering akkurat nå, er det den prosessen jeg hjelper med under omstilling.