4MAT: hvorfor ledergrupper snakker forbi hverandre

Du har lagt fram den nye planen for ledergruppen. Én rundt bordet vil tilbake til begynnelsen og diskutere hvorfor dette er riktig nå. En annen ber om tallene bak. En tredje vil vite hvem som gjør hva innen fredag. Og den fjerde har allerede begynt på et helt annet forslag.

Møtet føles som om det sporer av. Det gjør det ikke. Det du ser, er fire forskjellige måter å ta inn informasjon på, som alle jobber samtidig.

De fire spørsmålene

4MAT er en modell for lærings- og kommunikasjonspreferanser, utviklet av Bernice McCarthy. Jeg er sertifisert i 4MAT Master Training Design og bruker den i lederutvikling, i teamarbeid og når jeg selv skal legge opp en presentasjon.

Modellen viser til fire preferanser, avhengig av hvilket spørsmål folk trenger svar på først:

• Hvorfor? Trenger mening og sammenheng før de engasjerer seg.
• Hva? Vil ha fakta, data og analyser.
• Hvordan? Lærer best gjennom praktisk erfaring, og vil ha en plan.
• Hva hvis? Er kreative, og vil utforske alternativer og konsekvenser.

Ingen av dem er feil, og ingen av dem er en personlighetstype. Det er en preferanse for hvor du starter og de fleste av oss kan gå gjennom alle fire.

Problemet oppstår når en leder kommuniserer bare i sin egen kategori, og ikke merker det. Du synes du har vært grundig. Halve rommet mener du hoppet over det viktigste.

Hva som går galt når én kategori mangler

Hopper du rett til hva vi skal gjøre uten å forklare hvorfor, får du motstand og lavt eierskap. Folk følger en instruks de ikke ser poenget med, og de slutter å følge den så snart noe annet haster mer.

Blir du stående i hva — fakta, analyser, grafer — uten å komme til hvordan, mister du dem som trenger en konkret plan før de kan handle. De virker uengasjerte. De venter bare på noe de kan gjøre på mandag.

Går du rett på hvordan, med en detaljert fremdriftsplan og ansvarsfordeling, får du en gruppe som utfører uten å tenke. Det går bra helt til noe uforutsett skjer, og ingen vet hva de skal prioritere fordi de aldri fikk hvorfor.

Og forklarer du aldri hva hvis, mister du de kreative i rommet. Da blir planen rigid akkurat når den trenger å tilpasses, fordi ingen har snakket om hva som skjer hvis forutsetningene endrer seg.

Din egen preferanse er blindsonen din

Det ubehagelige med modellen er at den peker rett tilbake på deg.

Er du sterk på hva, har du sannsynligvis en presentasjon full av tall og lite om mening. Er du sterk på hvorfor, har du kanskje snakket i tjue minutter om retning uten å si hva noen skal gjøre. Vi kommuniserer slik vi selv liker å bli kommunisert til, og vi merker det ikke, fordi det jo gir god mening for oss.

Det jeg pleier å be ledere om, er å se på siste presentasjon de holdt. Hvor mange minutter gikk til hver av de fire? Fordelingen sier mer om lederen enn om saken.

Når preferansene er synlige i en ledergruppe, endrer også tolkningen seg. Kollegaen som alltid spør «men hvorfor gjør vi dette» slutter å fremstå som en bremsekloss. Hen ber om det hen trenger for å komme i gang.

Bygg budskapet i rekkefølge

Neste gang du skal legge fram noe viktig, bygg det i denne rekkefølgen:

1. Hvorfor — skap mening og sammenheng. Hvorfor akkurat nå, hva skjer hvis vi lar være.
2. Hva — legg fram fakta, tall og det du bygger beslutningen på.
3. Hvordan — gjør det konkret. Hvem gjør hva, når, og hva er første steg.
4. Hva hvis — åpne for tilpasning. Hva er vi usikre på, og hva gjør vi hvis det endrer seg.

Det er ikke mer komplisert enn det. Det er bare lett å glemme når du selv er sterkest i én av dem, og saken haster.

En bieffekt er verdt å nevne: rekkefølgen gjør møtet kortere. Innvendingene som ellers kommer spredt gjennom hele diskusjonen, er allerede besvart når du kommer til dem.

Neste steg

Ta presentasjonen du skal holde neste uke, og sjekk om alle fire delene er der. Mangler det som regel den samme, vet du nå hvilken det er.

Vil du at hele ledergruppen skal få det samme språket, er 4MAT en av modellene jeg jobber med i kurs og foredrag.