HRs brev til leder

Telefonen fra lederen kommer sjelden tidlig nok. Den kommer når stillingen har stått ledig i tre måneder, når konflikten har vart et halvt år, eller når oppsigelsen allerede er sagt høyt i et møte.

Jeg har tatt den telefonen mange ganger. Så jeg skrev ned det HR sjelden får sagt.

Kjære leder

Jeg tror du og jeg har snakket forbi hverandre noen ganger.

Du har tenkt på meg som den som ordner ansettelseskontrakter og varsler om ny ferielov. Jeg har tenkt at du burde ringt meg før du tok den vanskelige samtalen alene, ikke etter.

Ja, jeg ordner kontrakter, permisjoner og lovpålagte rutiner. Det er grunnmuren i huset, og den må være solid. Men det er ikke der jeg gjør størst nytte for deg.

Jeg gjør størst nytte når jeg er med tidlig. Når du planlegger hvilken kompetanse dere trenger om et år, ikke når stillingen allerede har stått tom i et kvartal.

Dette kan jeg faktisk hjelpe deg med

Rekruttering. Ikke bare å lyse ut en stilling, men å finne ut hva dere egentlig trenger. Behovsanalysen kommer før utlysningen. Noen ganger er svaret en annen stillingsprofil enn den som ble ledig, en intern rokkering, eller ingen ansettelse i det hele tatt.

Konflikter. Jeg kan gi deg verktøy, forberede deg på samtalen, og noen ganger sitte ved siden av deg mens du tar den.

Kultur. Hvorfor folk blir, og hvorfor de slutter. Jeg har tallene fra sluttsamtalene. De er det billigste beslutningsgrunnlaget du har tilgang til, og det som oftest ligger ubrukt.

Kompetanse. Hva prøver virksomheten å oppnå de neste årene, hvilke folk trenger dere for å få det til, og hvordan skaffer dere dem. Bygge internt, hente eksternt, eller leie inn en periode.

Lovverk. Så du slipper å oppdage feilene etterpå. Arbeidsmiljøloven stiller nå også krav til de psykososiale arbeidsmiljøfaktorene: uklare og motstridende krav, emosjonelle krav i arbeid med mennesker, arbeidsmengde og tidspress, og støtte og hjelp i arbeidet. Det er ting du styrer i hverdagen, ikke ting jeg kan dokumentere meg ut av i etterkant.

Beslutninger. Både styrer og ledergrupper tar jevnlig beslutninger som endrer noe for de ansatte. Det er nødvendig og helt naturlig. Men en vurdering av hvordan endringen treffer folk mangler nesten alltid. Min erfaring er at man sjelden endrer selve beslutningen av den grunn. Man får derimot identifisert hvem som berøres, hva som kan oppleves betent, og hvor det trengs en egen kommunikasjons- eller lederplan. Den lille innsatsen før dere setter i gang sparer dere for støy, motstand og forsinkelser etterpå.

Dette er jeg ikke

Jeg er ingen fiks-alt-knapp. Et samarbeidsproblem du selv har unngått å ta tak i, blir ikke løst av at det sendes videre til meg.

Jeg er heller ingen erstatning for din egen oppfølging av folkene dine. Du er fortsatt lederen. Jobben min er å gjøre den jobben lettere for deg, ikke å overta den.

Og jeg er ikke bare papirarbeid. Bruker du meg sånn, går du glipp av det meste av det jeg kan bidra med.

Det jeg oppfordrer deg til

Ring før, ikke etter. Ta meg med når du planlegger, ikke bare når noe har gått galt. Da har vi begge et handlingsrom, og det handlingsrommet krymper for hver uke som går.

Vennlig hilsen,

HR

Hvorfor jeg skrev dette brevet

Jeg skrev det fordi jeg kjenner igjen samtalen fra begge sider av bordet. Jeg har sittet som HR-ansvarlig midt i en sammenslåing, og jeg har vært den eksterne som blir ringt inn når noe allerede har låst seg. Forskjellen mellom de to situasjonene er nesten alltid tidspunktet, ikke kompetansen.

I tillegg så hører jeg flere HR-kollegaer sin frustrasjon for å ikke bli innvolvert tidlig nok, men samtidig forventes å være den som løser opp floker. Både jeg som HR ekspert og du som leder har et gjensidig ansvar i å innvolvere hverandre, og på den måten få det beste utgangspunktet for løsninger.

Har dere ingen HR-funksjon å ringe, eller er den vakant akkurat nå, er det den jobben jeg gjør som innleid HR-leder.