Eva slutter. Skal du finne en ny Eva?

Eva har jobbet hos dere i 20 år. Nå slutter hun, og det blir et gigantisk hull i organisasjonen. Utlysningsteksten fra forrige gang finnes fortsatt i mappa, og fristen for å ha noen på plass er allerede satt.

Skal dere finne en ny Eva?

Det er det spørsmålet en behovsanalyse egentlig stiller. Svaret er sjeldnere «ja, en identisk erstatning» enn de fleste tror.

Behovsanalysen kommer før utlysningen

En behovsanalyse avdekker tre ting: hva dere har av kompetanse, hva dere mangler, og hvilken ansettelsesform som best tetter hullet.

Den kommer før rekrutteringsprosessen, ikke etter. Gjør dere den etterpå, har dere allerede låst dere til én løsning, og den løsningen er som regel kopien av det dere nettopp mistet.

Selve analysen trenger ikke være stor. Jeg bruker den samme fremgangsmåten som i annet HR-analysearbeid: start i organisasjonens behov, hent inn det dere vet om hva som virker, bruk deres egne data, og beslutt deretter tiltaket. Deres egne data er her turnover, oppgavefordeling, kompetansekartet og det som faktisk kom frem i sluttsamtalen med Eva.

Seks svar som ikke er «en ny Eva»

En dypere analyse peker ofte mot noe annet enn en identisk erstatning:

• Flytt de tyngste oppgavene til andre i organisasjonen, og lys ut en juniorstilling
• Gjør interne rokkeringer som åpner en innstegsstilling et annet sted
• Løs oppgavene med en konsulent i stedet for en fast ansettelse
• Legg ned eller flytt oppgavene, ingen erstatning trengs i det hele tatt
• Dekk et kortsiktig behov midlertidig, og bruk anledningen til å hente inn ny kompetanse
• Sett ned stillingsgraden, fordi fremtidig behov er mindre enn dagens

Legg merke til hva flere av disse gjør: de bruker avgangen til å rette opp en organisering dere ellers ikke ville rørt. Det er lettere å flytte oppgaver den måneden noen slutter enn noen gang ellers.

Konteksten avgjør hvilket svar som er riktig. Størrelse, bransje, sektor, hvordan arbeidet er organisert og hva slags kompetanse som faktisk finnes i markedet der dere holder til. Ingen av de seks er riktig svar alltid.

Når analysen faktisk peker mot rekruttering

Konkluderer analysen med at dere skal rekruttere, kommer neste runde med spørsmål. Hvilke roller skal være involvert i prosessen. Gjøres den internt eller med ekstern hjelp. Hvordan og hvor lyses stillingen ut. Hvor god er utlysningsteksten, og hvor god er intervjuprosessen. Hvordan håndteres kandidatene underveis. Og hvordan avsluttes prosessen for dem som ikke får jobben.

Det siste punktet er det som oftest slurves med, og det er også det som følger dere lengst. Kandidatene dere ikke ansetter i år, er kandidater dere gjerne vil ha søknad fra neste år.

Det Eva vet, som ingen har skrevet ned

Uansett hvilket av svarene dere lander på, er det én oppgave som haster mer enn utlysningen: å hente ut det Eva kan.

Etter 20 år sitter hun på kundehistorikk, uskrevne rutiner, forklaringen på hvorfor systemet er satt opp som det er, og hvem man ringer når noe låser seg. Ingenting av det står i en stillingsbeskrivelse. Det forsvinner ut døren sammen med henne hvis dere bruker oppsigelsestiden på å lete etter en etterfølger.

Sett av tid til kompetanseoverføring mens hun fortsatt er der, og la den som overtar oppgavene være med. Gjør dere det, blir også behovsanalysen bedre, fordi dere får se hva jobben faktisk består av og ikke hva stillingstittelen sier.

Employer branding starter lenge før du trenger den

Skal dere finne en ny Eva i markedet, hjelper det å allerede være godt i gang med employer branding. Da har dere bedre tilgang på den kompetansen og erfaringen hun hadde. Uten det blir det både dyrere, fordi lønnstilbudet må kompensere, og tregere, fordi færre søker.

Ett visdomsord dekker det meste: walk the talk. Løftene i utlysningsteksten og i intervjuet må stemme med det kandidaten møter den dagen hun begynner. Gjør de ikke det, har dere ikke rekruttert. Dere har startet nedtellingen til neste avgang.

Neste gang noen sier opp hos dere: sett behovsanalysen inn i prosessen før utlysningsteksten skrives, og sett av en time til den. Trenger dere å tenke høyt med noen først, er det en typisk sak å ta i en rådgivningstime.